비즈니스 프로세스 자동화(BPA)와 그 외 다른 형태의 자동화 처리는 현대 비즈니스 세계에서 그리 새로운 일이 아닙니다. 한때 백오피스 전체를 가득 채웠던 파일 캐비닛은 이제 데이터베이스로 바뀌었습니다. 따라서 파일 캐비닛을 관리하던 사무원도 사라졌고, 이제는 집에서 직접 데이터를 입력하면 됩니다. 그리고 인사 부서는 이제 인공 지능(AI)과 머신 러닝(ML)에 의해 작동하는 HR 소프트웨어를 통해 작업 대부분을 수행합니다.

비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 소프트웨어 로봇과 자동화 솔루션은 이미 매일 진행되고 있는 기존 비즈니스 프로세스 디지털 트랜스포메이션의 다음 단계일 뿐입니다. 제조, 교육, 의료를 포함한 거의 모든 산업에서 처음부터 끝까지 거의 모든 영역에 자동화 소프트웨어를 통합할 수 있습니다. 왜 그럴까요? 스마트한 비즈니스 방식이기 때문입니다.

비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어 덕분에 중소기업 소유자, 대기업 그리고 모든 종류의 조직은 다음과 같은 결과를 얻을 수 있습니다.

  • 인적 오류 위험 감소
  • 이해관계자의 책임 소재를 명확하게 정리
  • 규정 준수 유지 및 오류 모니터링
  • 반복적인 업무와 데이터 양이 매우 많은 업무를 자동화하여 비효율성 제거
  • 고객 경험과 공급업체 커뮤니케이션 개선
  • 데이터와 측정 가능한 결과로 의사결정 강화
  • 온보딩, CRM 시스템 통합 등의 복잡한 기능 단순화 및 표준화

가능성은 무한합니다. 자동화 기술, API(애플리케이션 프로그래밍 인터페이스) 통합, 기타 자동화된 소프트웨어 도구에 대한 최신 트렌드를 집중적으로 소개하고 새로운 아이디어와 사용 방법에 영감을 주는 사용 사례 모음에서 아이디어를 얻을 수도 있습니다.

로보틱 프로세스 자동화와 자동화된 워크플로에 대해 주저하고 계신다면 걱정하지 마세요. 2018년 Forrester의 조사에 따르면 전체 기업의 22%가 여전히 비즈니스 프로세스 자동화를 채택하지 않았으므로, 이미 너무 늦은 것은 아닙니다. BPA를 시작하기에 가장 좋은 때는 어제였습니다. 하지만 그다음으로 좋은 때는 바로 오늘입니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 이점

머신 러닝, 인공 지능, 자동화 기술은 중소기업 소유자, 조직 및 Fortune 100대 기업 모두에 광범위한 이점을 제공할 수 있습니다. 이점은 자동화된 프로세스의 대상, 장소, 시기, 이유, 방법에 따라 다릅니다. 그러나 조직 전체에서 BPM과 자동화 도구의 이점을 느낄 수 있을 것입니다.

정확성손실 감소

로보틱 프로세스 자동화는 문제를 모니터링하고 표시하는 데 적합합니다. 비즈니스 프로세스 관리 기술과 기타 지능형 도구를 사용하여 비효율성, 잘못된 리소스 할당, 낭비를 찾아서 제거하세요. 그런 다음, 변화를 주고 시스템을 계속 모니터링하여 성능 지표에 대한 결과를 측정함으로써 얼마나 큰 절감 효과를 얻었는지 확인하세요.

비용 절감정확성 향상

수동 작업을 자동화할 수 있는 능력은 인적 오류의 위험을 제거합니다. 인적 오류는 종종 시간 손실과 매출 손실로 이어지는 동시에 직원 및 고객 불만족의 주요 원인이 됩니다. 이에 더하여, 데이터 입력과 같이 아무 생각 없이 할 수 있는 작업에 주로 많은 시간을 할애하는 직원이 다른 작업에 집중할 수 있게 되므로 생산성과 직무 만족도가 높아지고 조직에 가치를 추가로 창출할 수 있습니다.

투명성일관성 및 균일성

프로세스 표준화는 더 나은 고객 경험, 더 높은 생산성, 더 나은 품질, 더 나은 의사결정을 위한 더 높은 명확성, 조직 전체의 사기 진작으로 이어집니다.

직업 만족도더 나은 커뮤니케이션

비즈니스 프로세스 자동화는 HR, 영업, 마케팅, 물류를 비롯한 조직의 모든 영역에서 지식과 정보를 수집하여 중앙 위치에 모을 수 있습니다. 이 방식 덕분에 모든 팀과 경영진은 큰 그림을 보고, 회사 실적을 정해진 비즈니스 목표와 비교하여 확인하고, 다른 부서에서 일어나고 있는 업무를 파악할 수 있습니다. 사실에 따라 결정을 내리고 더 나은 결과를 얻게 됩니다.

워크플로 유연성동기 부여, 사기, 충성도

직원들은 회사에 더 큰 가치를 제공하고, 문제를 해결하고, 의미 있는 방식으로 기여할 방법을 적극적으로 모색합니다. 자동화 덕분에 직원들은 지루한 작업 대신 문제 해결에 집중할 수 있습니다. 또한 자동화의 기초적인 내용에 대해 교육을 받은 직원은 자신에게 유용하다고 판단되는 것을 자동화할 수도 있습니다. 그 결과는 어떻게 될까요? 더 나은 작업 환경, 더 나은 고객 경험, 생산성 향상 그리고 모두에게 혜택을 주는 부가가치 서비스로 이어집니다.

확장성규정 준수

규정 준수는 필수적이지만, 어려운 일이기도 합니다. 로보틱 프로세스 자동화를 통해 가능한 자동화된 감사 추적은 사람의 개입을 최소화하면서 규정 준수를 쉽게 유지할 수 있게 해줍니다. 문제가 발생하면 즉시 알림을 받을 수 있습니다. 그리고 문제를 해결하는 데 필요한 정보를 얻을 수 있습니다. 간단히 말하자면 전통적인 감독 절차의 디지털 트랜스포메이션입니다.

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비즈니스 프로세스 자동화의 사용 사례

프로세스를 따르는 모든 기업 또는 조직이 비즈니스 프로세스 자동화의 이점을 누릴 수 있습니다. 공급업체를 상대하거나 구매 주문을 처리할 때 등 프로세스 초기 시점에 이를 통합할 수 있습니다. CRM(고객 관계 관리), 지원 또는 리타게팅을 위해 비즈니스 프로세스의 끝부분에서 사용할 수도 있습니다. 다양한 프로그램, API, 자동화 기술을 사용할 수 있으므로 가능성은 무한합니다. 오늘날 거의 모든 산업 분야에서 사용 사례를 찾아볼 수 있습니다.

인사제조

제조업체는 공급업체, 구매 주문, 공급망, 재고를 완벽하게 계속 추적하는 데 많은 시간을 투자합니다. 자동화된 프로세스는 다른 작업에 필요한 시간과 에너지를 빼앗지 않고도 이 모든 정보를 조직 내 모든 이들에게 즉시 제공할 수 있습니다. 어쩌면 그보다 더 중요한 점은 이러한 시스템이 언제나 수동 프로세스보다 더 포괄적이고 정확하다는 것입니다.

법률비영리

배고픈 사람에게 음식을 제공하든, 평등을 위해 노력하든, 동물 보호 활동을 하든 모든 비영리 단체는 워크플로를 자동화함으로써 많은 이점을 얻을 수 있습니다. 비용 절감만으로도 기존 절차에 비해 커다란 이점이 될 수 있습니다. 비상 상황이나 예상치 못한 상황에 적응할 수 있는 유연성도 얻을 수 있습니다. 일부 조직은 기회를 식별하고 사례를 분류하는 작업을 온전히 자동화함으로써 세상에 미치는 영향을 극대화하고 있습니다.

IT 팀교육 기관

교육 기관은 등록, 결제, 교육 과정 자료 및 기타 관리 작업을 처리하기 위해 종종 자동화 기술을 채택합니다. RPA 및 프로세스 마이닝과 같은 비즈니스 프로세스 자동화 소프트웨어를 교육 과정 콘텐츠에 사용하면 학습 성과를 개선하고 학습 효율성을 높일 수 있습니다.

회계스타트업 및 기업가

중소기업 종사자들은 종종 많은 직함을 가지고 많은 책임을 맡고 있습니다. 워크플로 자동화 기술은 그러한 업무 중 일부를 덜고 스트레스를 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 관리 솔루션은 다양하고 사용자 지정 및 확장이 가능하므로 시장 지배를 목표로 하는 성장 기업에 적합합니다.

의료소매

크고 작은 모든 소매업체가 비즈니스 프로세스 자동화를 활용할 수 있습니다. 자동화 도구와 인공 지능은 비즈니스의 백엔드를 관리하는 것 외에도 마케팅을 더욱 효과적으로 만들고, 고객 지원 상호작용 중에 드는 시간을 줄이고, 현재 작업을 기업의 KPI와 비교할 수 있게 도와줍니다.

금융 서비스/보험금융

금융 회사, 부서, 전문가는 데이터 수집, 변경 사항 추적, 잠재적 문제 모니터링과 같은 반복적인 작업에 많은 시간을 빼앗기고 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화와 자동화 소프트웨어가 이러한 비즈니스 영역에서 지루한 업무를 제거할 수 있으므로 전문가들은 클라이언트, 의사결정, 전문 지식 활용에 집중할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화에 대해 자주 묻는 질문

아닙니다. RPA(로보틱 프로세스 자동화)는 방대한 프로세스를 간소화하고 최적화하는 데 사용할 수 있는 노코드 옵션 중 하나입니다. 매크로를 사용해본 적이 있다면 RPA 소프트웨어와 비슷한 점이 많다는 것을 알 수 있습니다. 모든 것이 사용하기 쉬운 사용자 인터페이스를 통해 실행됩니다. 이것이 유일한 사용자 친화적 자동화 소프트웨어인 것도 아닙니다. Gartner의 BPMS(Business Process Management Suite)라는 또 다른 로우코드 솔루션에 대해서도 들어보셨을 것입니다.
간단한 알고리즘 또는 워크플로 자동화부터 시작하여 반복 작업을 처리하거나 고객 경험을 개선하세요. 그런 다음에 다른 자동화된 프로세스를 추가하세요. 그렇게 모든 워크플로와 시스템을 완전히 최적화할 때까지 계속하면 됩니다. 최상의 결과를 얻으려면 BPA 전문가에게 문의하여 귀사의 비즈니스 프로세스 디지털 트랜스포메이션을 확인해 보시기 바랍니다.
자동화는 일반적으로 다음의 세 가지 주요 유형으로 제공됩니다.
  • 프로세스 자동화: 워크플로 자동화, 매크로, 프로세스 마이닝 같은 자동화 기술은 비효율성을 제거하고 비즈니스 성과를 높이는 방법에 대한 인사이트를 제공하도록 설계된 프로세스 자동화의 몇 가지 예에 불과합니다.
  • 통합 자동화: 이러한 로보틱 프로그램은 디지털 워커와 유사합니다. 알고리즘과 기계 규칙을 사용하여 인간 작업자를 보완하고 모방함으로써 정의된 작업을 최소한의 노력으로 빠르고 정확하게 완료합니다.
  • 인공 지능(AI) 자동화: 가장 복잡한 지능형 자동화입니다. 이 소프트웨어 프로그램은 비즈니스 규칙을 사용하여 계속 학습합니다. 인간의 개입 없이 스스로 결정을 내리고 작업을 완료합니다.
비즈니스 프로세스 자동화에 대해 논의할 때 사람들은 워크플로 자동화를 가장 먼저 떠올리지만, 소프트웨어 도구가 그것만 할 수 있는 것은 아닙니다. 이것이 할 수 있는 대표적인 작업들은 다음과 같습니다.
  • 모니터링: 많은 자동화 도구가 시스템을 모니터링하면서 드는 시간 등을 추적하거나 사람의 실수를 표시합니다.
  • 매핑: 프로세스 마이닝은 특정 워크플로와 관련된 모든 단계를 명확하게 파악할 수 있도록 전체 비즈니스 프로세스를 매핑합니다.
  • 측정: 자동화 도구는 핵심 성과 지표(KPI)를 측정하고 이를 비즈니스 목표와 비교할 수 있습니다.
  • 관리: 로보틱 프로세스 자동화(RPA)와 인공 지능 자동화 시스템을 통해 관리자와 CIO는 복잡한 시스템을 단순화하고, 본인의 능력을 더 잘 활용할 수 있는 업무에 직원들을 재배치할 수 있습니다.
  • 수정: 수동 작업과 프로세스는 상대적으로 경직되어 있으므로 적응하고 변경하는 데 시간이 필요합니다. 자동화 솔루션은 변화하여 새로운 상황에 곧바로 적응할 수 있는 기회를 표시함으로써 중단을 줄이고 잠재적 손실을 최소화할 수 있습니다.
아무리 조심하더라도 소프트웨어 로봇과 자동화 도구에 문제가 발생할 수 있습니다. 다행히도 몇 가지 조치를 취하면 문제를 예방하고 발생 즉시 해결할 수 있습니다.
먼저, 자동화하려는 프로세스가 정확하고 정교하며 예상대로 작업을 수행하는지 확인하세요. 그런 다음, 비즈니스 프로세스 자동화 또는 기타 자동화 솔루션을 도입하고 그 기반이 되는 비즈니스 규칙과 알고리즘을 다시 확인하세요. 마지막으로, RPA 또는 기타 소프트웨어 도구가 계속 적절하고 정확하고 효율적이도록 정기적으로 검사, 조정, 유지 보수해야 합니다.

비즈니스 프로세스 자동화를 시작하는 방법

데이터에 로보틱 소프트웨어를 설정하려면 먼저 사용하려는 시스템에 대해 정확하게 파악하는 것이 중요합니다. 해당 소프트웨어가 원하는 작업을 수행하는지, 적절한지, 유용한지 면밀히 확인하세요. 그런 다음에 자동화 프로세스를 시작하세요. 정보 출처, 정보를 라우팅해야 하는 곳, 정보가 거쳐야 하는 단계를 시각적으로 보여주는 지도를 만드세요. 그 정도만 하고 다양한 시스템을 모니터링할 수도 있지만, 더 나아가고 싶다면 가능성은 무한합니다.

인공 지능과 머신 러닝이 의사결정을 내리고, 프로세스를 최적화하고, 성장 기회를 제시할 수 있습니다. 이를 사용하여 생산, 고객 경험 또는 그 사이의 모든 것에 집중할 수 있습니다. 일부 자동화 기술에 대해 개선의 여지가 있거나 원하는 대로 작동하지 않는다고 판단되면 따로 조정하거나 다른 자동화 도구로 보강한 후에 다시 실행해보세요.

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